Die st. gallischen Gemeinden und der Kanton arbeiten seit längerem im IT-Bereich zusammen und verfolgen gemeinsam eine E-Government-Strategie. Das kostet eine schöne Stange Geld – Computer, Server und elektronische Leitungen und Verbindungen sind teuer. Bis jetzt hat man sich schicksalsergeben in das scheinbar Unausweichliche geschickt. Doch schliesslich wollten es kostenbewusste Gemeindepräsidenten und die E-Government-Verantwortlichen des Kantons genauer wissen und beauftragten das ISG Institut St. Gallen, der
Sache auf den Grund zu gehen.

Rollende Kontrolle

Die Fachleute haben ein neues computergesteuertes Prüfmodell und -instrument geschaffen, das nicht nur Auskunft gibt für einen einzigen, bestimmten Zeitpunkt (ähnlich wie die Bilanz eines Unternehmens oder des Dorfvereins), sondern das laufend nachgeführt wird und den Teilnehmern zeigt, wo ihre elektronische Ausstattung steht, was diese an Geld und Ressourcen verschlingt und was Verwaltung und Bürger für die Investition bekommen.

Für Oliver Fiechter vom ISG Institut ist das St. Galler Projekt «exemplarisch, weil alle Partner das Modul mit Daten füttern, dann aber spezifisch Resultate abrufen und nutzen können». Dieser Datenpool ist als Benchmark-Portal eingerichtet. Die Teilnehmer können daraus bedürfnisgerecht ihre Daten im Umfeld vergleichbarer Gemeindeverwaltungen aufrufen. Da stehen dann auf dem Bildschirm neben den Werten über Kosten, Strategieeffizienz, Gesamt- und Anwendernutzen der eigenen IT-Ausstattung auch das Ranking der eigenen Gemeinde verglichen mit anderen Gemeinden sowie die Gesamtwerte der besten und der schlechtesten Gemeinde. Berücksichtigt ist bei diesen Werten bereits die Gemeindegrösse. Es wird nicht eine kleine mit einer grossen verglichen, sondern innerhalb ähnlich grosser Gemeindeverwaltungen. Und damit nicht die berühmten Äpfel mit Birnen verglichen werden, hat das ISG Institut ein paar Sicherheiten eingebaut. So rechnet das Modul beispielsweise neben den Kosten pro Einwohner auch die Kosten pro 100-Prozent-Stelle. «Das kann wichtig sein», sagt Oliver Fiechter, «wenn eine Gemeindeverwaltung beispielsweise für Dritte gewisse IT-Dienstleistungen gegen Bezahlung erbringt.»

Sofort Nutzen ziehen

Mit den Erkenntnissen aus dem Datenvergleich können Gemeindeverantwortliche sofort Schlüsse ziehen und mit Gemeinden Kontakt aufnehmen, die im Ranking vor ihnen plaziert sind. Daraus können Effizienzgewinne oder Kosteneinsparungen resultieren.

Das bestätigt auch Beat Tinner, Gemeindepräsident von Wartau und Präsident der Vereinigung der Gemeindepräsidenten (VSGP): «Dank diesem Datenvergleich sind Sparmöglichkeiten überprüfbar.» Entscheidend sei allerdings, die richtigen Schlüsse aus den Vergleichen zu ziehen. Für Tinner ist klar: «IT ist grundsätzlich Chefsache. Er braucht deshalb nicht ein Freak zu sein. Mit der IT werden aber Prozesse in der Verwaltung gesteuert, und deshalb muss der Chef wissen, was möglich ist und was sinnvoll.»

Jede Gemeinde müsse selber entscheiden, welche Prioritäten sie setzen wolle, sagt Tinner. Seine Gemeinde Wartau beispielsweise setzt seit längerer Zeit auf eine «Ein-Anbieter-Strategie». Das hat der Gemeinde bisher relativ niedrige Kosten beschert. «Mit einer geschickten IT-Strategie und gut überlegten Investitionen hilft IT, die Personalkosten im Griff zu behalten und tendenziell sogar zurückzufahren», sagt Beat Tinner.

Neue Aufgabenfelder

Er sieht weitere Aufgabenfelder der Gemeinden, die mit elektronischer Unterstützung einfacher und günstiger bearbeitet werden können: «Die elektronische Verarbeitung ist dort sehr sinnvoll, wo es um Massengeschäfte geht – wie beispielsweise bei Steuererklärungen oder beim Datenverkehr im Ausländerwesen – und dort, wo es um die Koordination geht, etwa bei Baubewilligungsverfahren, an denen mehrere Amtsstellen beteiligt sind.» Die elektronische Verarbeitung beschleunige die Verfahren und erhöhe die Transparenz für Kunden und Verwaltung, sagt Tinner stellvertretend für die Gemeinden.

Markus Löliger im St. Galler Tagblatt

Kernmotiv der Untersuchung war es, Verbesserungspotenziale aufzuzeigen und aus diesen Erkenntnissen für die verschiedenen Zielgruppen Massnahmen abzuleiten. Ein eigens für die spezifischen St. Galler Verhältnisse realisiertes Kostenbenchmarking sollte zudem wichtige Kostenvergleiche innerhalb der einzelnen Ostschweizer Gemeinden ermöglichen.

Optimierungspotenziale identifiziert

Der Studie zufolge sind die Gemeindepräsidenten mit der IT-Verbundstrategie zufriedener als ihre IT-Verantwortlichen (60% vs. 52% auf einer Skala von 1-100%). «Dies deutet darauf hin, dass die IT-Verbundstrategie bislang eher ein politisches Bekenntnis ist, das von „Politikern“ gestaltet wird als ein praktisches Konzept, welches bis auf fachtechnische Ebene Wirkung zeigt», sagt Dr. Thomas Scheiwiller, Partner PricewaterhouseCoopers Zürich. In diesem Bereich hat die Studie wichtige Ansatzpunkte aufgezeigt, um den IT-Verbund näher an den Anwender heranzuführen und seinen Nutzen direkt erlebbar zu machen.

VRSG technologisch zufriedenstellend

Die Verwaltungsrechenzentrum AG (VRSG) macht in der Erfüllung von IT-Grundeigenschaften einen guten Job. Verbesserungspotenziale bestehen gemäss den Studienergebnissen jedoch in der Kundennähe sowie in der Innovation und der Flexibilität betreffend Kundenwünsche. Hier empfiehlt die Studie der VRSG, ihre Kundenzufriedenheit und den von ihnen realisierten Kundennutzen mit geeigneten Instrumenten zu überwachen und Massnahmen zu ergreifen, die direkt an den individuellen Bedürfnissen der Einzelgemeinde ansetzen.

Grundhaltung in Sachen eGovernment eher abwartend

Überwiegend sehen sich die St. Galler Gemeinden betreffend eGovernment in einer abwartenden Position. Verantwortlich dafür sind in erster Linie die Kosten, mit denen die Befragten rechnen. Zustimmung herrscht jedoch darüber, dass das eGovernment neue Serviceangebote ermöglicht, was sich wiederum positiv auf das Image einer Gemeinde auswirkt. Die Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden wird durch das eGovernment verbessert und vereinfacht. Richtig eingesetzt, kann eGovernment den Gesamtnutzen für Einwohner und Unternehmen erhöhen und damit einen wichtigen Beitrag leisten, um die gewünschten strategischen IT-Ziele zu erfüllen.

Kantonsweiter Benchmarkpool

Die bei der Studie generierten Daten sollen nun als Grundlage für den Aufbau eines kantonaler Benchmark-Pools weiterverwendet werden. Dieser kann für ein kontinuierliches Controlling der eGovernment-Strategie genutzt werden. Die St. Galler Gemeinden erhalten so ein webbasiertes Werkzeug zur Analyse und Messung ihrer IT-Effizienz. Dieser Benchmarkpool dient aber nicht nur als Vergleichsbasis für die einzelnen Gemeinden, sondern in aggregierter Form auch als Datengrundlage für das Monitoring von eGovernment-Gesamtentwicklungen auf Stufe der eGovernment Geschäftsstelle und des VSGP. Damit können ganz im Sinne der IT-Verbundstrategie die Kooperationsfähigkeit zwischen den St. Galler Gemeinden auf kommunaler Ebene gestärkt und gefördert werden.

Medienmitteilung Vereinigung St. Galler Gemeindepräsidentinnen und Gemeindepräsidenten (VSGP)

Eine Kurzfassung der Studie ist bei untenstehenden Adressen erhältlich.

Für weitere Informationen:
Vereinigung St. Galler Gemeindepräsidentinnen
und Gemeindepräsidenten (VSGP)
Herr Beat Tinner
Präsident
Poststrasse 51
9478 Azmoos
Tel.: 081 750 20 60
beat.tinner@wartau.ch

Für fachliche Fragen:
ISG Institut AG
Herr Oliver Fiechter
Geschäftsleitung
Bahnhofstrasse 8
9000 St. Gallen
Tel.: 071 228 78 00
oliver.fiechter@isg-institut.ch

Gerne stellen wir Ihnen das Summary zur Medienorientierung „IT FIT St. Gallen“ als PDF-File zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Frau Sabrina Sutter: sabrina.sutter@isg-institut.ch

Downloads
Medienmitteilung, Langform (PDF, 40 KB)
Medien-Prasentation (PDF, 1.3 MB)

Weltweit wird im öffentlichen Sektor nach neuen Möglichkeiten gesucht, IT-Ausgaben zu rechtfertigen und diese angesichts anderer wirtschaftlicher Prioritäten und steigender Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an die staatlichen Dienstleistungen zu gewichten. SAP Public Services hat zusammen mit Vertreterinnen und Vertretern aus Verwaltungen sowie der Wissenschaft (Fakultät für Politikwissenschaft der Harvard-Universität und dem «Zentrum für Technikeinsatz in Behörden» der Universität New York) eine Methode entwickelt, mit deren Hilfe der wirtschaftliche, soziale und politische Nutzen öffentlicher IT-Investitionen definiert, gemessen und publiziert werden kann – der «Public Return on Investment». Das daraus resultierende Framework führt durch ein mehrstufiges Assessment. Es unterstützt die öffentliche Verwaltung dabei, ihre Ziele stufenweise und systematisch zu erreichen und die Werte auch ausserhalb der herkömmlichen quantitativen Messgrössen dem gegenüber zu stellen, was die Investition in Informations- und Kommunikationstechnologie zur Zielerreichung beiträgt.

Quellennachweis: E-Government Präsenz der FH Bern

Vollständiger Artikel

Laut dem neuesten E-Government-Report von Capgemini liegt wie bereits im letzten Jahr Österreich europäisch an der Spitze. Als erstes und einziges Land sind alle untersuchten 20 grundlegenden E-Government-Dienstleistungen in Österreich vollständig online verfügbar, so Capgemini.

Zu diesen grundlegenden Angeboten gehören etwa Steuern, die Auto-Registrierung sowie die Verwaltung persönlicher Dokumente wie Pässe oder auch Baubewilligungen. Im Schnitt beträgt in den 27 untersuchten Ländern der Online-Umsetzungsgrad 76 Prozent. Vollständig online verfügbar sind mit 58 Prozent etwas mehr als die Hälfte aller untersuchten Behördenangebote. Die wirtschaftlich starken EU-Staaten befinden sich bis auf wenige Ausnahmen im vorderen Teil der Ergebnisliste, sagt Tom Gensicke, Leiter Public Services bei Capgemini Consulting.

Zu diesen Ausnahmen gehört leider auch die Schweiz. Der Umsetzungsgrad hierzulande liegt bei nur 60 Prozent, womit man auf Platz 23 der 27 untersuchten Staaten landet. Noch weniger gut sieht es bei den Angeboten aus, die vollständig online verfügbar sind. Hierzulande sind dies gemäss Report gerade etwas mehr als 20 Prozent. Einen schlechteren Wert erreicht einzig Bulgarien.

Auch aufgesplittet nach E-Government-Angeboten für Firmen und für die Bevölkerung steht die Schweiz bei beiden Kategorien schlecht da. Im Business-Bereich reicht es mit knapp 70 Prozent für den drittletzten Platz, bei den Angeboten für die Bevölkerung mit rund 55 Prozent immerhin für Platz 22.

Quelle: Online News IT Reseller und Infoweek, www.itreseller.ch

Der Report: eu_egovernment_report_2007.pdf

Um Prozesse in öffentlichen Verwaltungen effizient gestalten zu können, kommt der IT immer grössere Bedeutung zu. Oft wird aber das Potential nicht oder nur teilweise ausgeschöpft.

Sehen Sie als erfahrener Berater im Umfeld von Schweizer Verwaltungen Effizienzpotenziale, die sich mittels der IT besser ausschöpfen liessen?

Es gibt viele Bereiche, bei den Verbesserungen erreicht werden können. Prozesse sind beispielsweise nicht einheitlich über eine Verwaltung implementiert. Standardisierung und somit auch einheitliche Lösung können nicht erreicht werden. Zudem sind die IT Umgebungen oft sehr heterogen und decken die Prozesse nur lückenhaft oder mit Medienbrüchen ab. Die Entscheide für IT Anschaffungen basieren zu selten auf einer klaren Gemeinde IT-Strategie und sind somit im Sinne einer langfristigen Nachhaltigkeit zuwenig fundiert.

Die Kernaufgabe einer Verwaltung ist das Schaffen von Bürgernutzen. Sehen Sie das auch so?

Die Verwaltung darf sich nicht dem Prinzip ‚l’art pour l’art’ verschreiben. Der Nutzen des Bürgers, aber auch der Gesellschaft, muss prioritär verfolgt werden.

Kann und muss man eine Verwaltung nach betriebswirtschaftlichen Kennzahlen führen, oder widerspricht dies ihrer eigentlichen Aufgabe?

Wir stellen vermehrt eine Professionalisierung auf allen Gebieten fest. Auch bei der Führung von öffentlichen Verwaltungen werden immer mehr betriebswirtschaftliche Prinzipien angewandt. Die Gemeinden müssen vermehrt Rechenschaft ablegen, welchen Wert sie durch ihre Arbeit schaffen. Das Arbeiten mit Kennzahlen hilft zur Steuerung von Organisationen und ist somit ein gutes Werkzeug für öffentliche Verwaltungen.

Vor einigen Jahren wurden unter dem Titel „New Public Management“ massive Anstrengungen unternommen, die Ausgaben einer Verwaltung mit konkreten Leistungszielen zu versehen, um ein Wirkungscontrolling einzuführen. Weshalb hat sich NPM als globaler Ansatz nie durchsetzen können?

NPM verfolgte verschiedene konkrete Ziele. Neben der Modernisierung der Verwaltungsführung förderte das NPM v.a. auch das betriebswirtschaftliche Denken in den Verwaltungen. Bei der Umsetzung tat man sich nicht selten aber schwer. Die implementierten Lösungen waren zum Teil zu komplex, zu doktrinär angelegt, zu detailliert und somit aufwändig. Viele Elemente des NPM stehen aber heute in fast allen Verwaltungen im täglichen Einsatz und werden laufend weiterentwickelt. Ich denke dabei zum Beispiel an Kosten-/Leistungsrechnungen, die ein zentrales Werkzeug zur Führung von Organisationen darstellen.

it-strategie_best-practice.pdf

Die Informationstechnologie (IT) gehört heute zu den komplexesten Herausforderungen einer Schweizer Gemeinde. Mit der IT werden Kernprozesse der Verwaltung optimiert oder behindert. Die bedürfnisgerechte Auswahl der IT ist demnach eine der anspruchsvollsten und wichtigsten Aufgaben, wenn es um die strategische Organisationsentwicklung einer Gemeinde geht.

Informationstechnologie (IT) ist ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit in Unternehmen und im öffentlichen Bereich geworden. Waren vor 10 Jahren die meisten Schweizer Verwaltungen noch nicht vollständig elektronisch unterstützt tätig, ist der Computer aus der heutigen Verwaltungsarbeit nicht mehr wegzudenken. Die IT birgt jedoch nicht nur in technologischer Hinsicht viele Chancen und Gefahren, sondern hat sich in den letzten Jahren zu einem zentralen Aspekt verwalterischer Kernaufgaben entwickelt. Bedürfnisgerechte IT fördert die Leistungsfähigkeit Ihrer Verwaltung und das Gemeinwohl. Eine IT jedoch, die nicht auf Ihren individuellen Bedürfnissen basiert, behindert wichtige verwalterische Wertschöpfungsprozesse.

Die Herausforderungen steigen
Die Herausforderungen in Sachen IT steigen für Schweizer Verwaltungen laufend. Nachfolgend sind einige Aspekte stichwortartig aufgelistet:
■ Kostendruck
■ Legitimation der Dienstleistungen («value for money»)
■ Transparenz, Rechenschaft
■ Vergleich mit der Privatwirtschaft, Wettbewerb zwischen den Gemeinden
■ Registerharmonisierung

Im Bezug auf die Informatik in Schweizer Verwaltungen präsentiert sich oft folgendes Bild:
■ Heterogene, oft veraltete Systemlandschaften; nur zum Teil integrierte Systeme
■ Zahlen und Informationen können nur mit grossem Aufwand zusammengetragen werden
■ Die Systeme sind zu komplex und nicht anwenderfreundlich
■ Der gewünschte Automatisierungsgrad ist nicht möglich oder nicht erreicht
■ Die Gemeinden können nicht zuverlässig miteinander verglichen werden Effizienz und Effektivität der IT messen

Dazu kommt, dass die Wirtschaftlichkeit der IT-Strategie bislang nicht objektiv gemessen und beurteilt werden konnte. Dieser Umstand führt in den Verwaltungen immer wieder zu entsprechenden Diskussionen und wirft zwei konkrete Fragen auf:
■ Wie stimmig ist meine IT-Strategie im Sinne ihrer strategischen Konsistenz auf überkommunaler Ebene? (Tun wir das Richtige?)
■ Wie wirtschaftlich ist meine IT-Strategie im Sinne ihres Kosten/Nutzen-Verhältnisses auf kommunaler Ebene? (Tun wir es richtig?)

Für viele Gemeinden ist es schwierig einzuschätzen, ob der Standard der von ihnen eingesetzten Technologie tatsächlich ihren konkreten Bedürfnissen entspricht. Gerade dieser Sachverhalt fördert bei einigen Gemeinden die subjektive Einschätzung, zuviel für die IT zu bezahlen, weil für einige Gemeinden der objektive Nutzen der IT im Gesamtzusammenhang nicht klar ersichtlich ist.

Wie gut ist Ihre IT-Strategie? Die IT Performance Initiative führt eine Studie durch, an der sich die Mitarbeiter aller Gemeindeverwaltungen in der Deutschschweiz beteiligen können. Wer mitmachen will, registriert sich ab sofort und erhält nach der Prüfung der Angaben ein persönliches Password per Email zugeschickt. Die IT Performance Initiative unterstützt so den Verantwortlichen in der Gemeinde, seine IT-Entscheide fundiert zu treffen.
■ Die ITPI will einen strategischen IT-Prozess in der Gemeinde etablieren
■ Die ITPI will helfen, IT-Investitionen zu plausibilisieren
■ Die ITPI hilft den Verantwortlichen in der Gemeinde, ihre IT-Aktivitäten gegenüber anderen Ansprechpartnern besser darzulegen und zu kommunizieren
■ Die ITPI will eine Standortbestimmung der Kosten-/Nutzeneffizienz ermöglichen

Heute aber wird viel der früheren Hand- und Sucharbeit durch Computer erledigt. Das gibt den MitarbeiterInnen mehr Möglichkeiten, sich wieder vermehrt an den Bedürfnissen der Bürger zu orientieren. Viele Gemeinden haben dies erkannt und autonom ihre Infrastruktur angepasst. Im nächsten Schritt geht es nun darum, dass das Potenzial aus den Investitionen in die Betriebsmittel auch möglichst vollständig genutzt werden kann. Die IT-Performance-Initiative hat es sich zum Ziel gesetzt, Mittel und Wege aufzuzeigen, wie das machbar ist. Eine dieser Massnahmen ist ein Datenpool von Informationen aus Gemeinden, der den Verantwortlichen eine Orientierung gibt, wie ihr IT-Mitteleinsatz im Vergleich zu anderen Gemeinden steht, wo ihr Nutzen aus der Mitarbeiter- und der Bürgerperspektive auf intelligente Art verbessert werden kann. Hier liegen, mit sehr wenig finanziellem Einsatz noch viele Chancen brach, die für die proaktive Gestaltung einer bürgernahen Organisation genutzt werden können.