IT, die nicht auf den individuellen Bedürfnissen basiert, behindert wichtige verwalterische Wertschöpfungsprozesse

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Die Informationstechnologie (IT) gehört heute zu den komplexesten Herausforderungen einer Schweizer Gemeinde. Mit der IT werden Kernprozesse der Verwaltung optimiert oder behindert. Die bedürfnisgerechte Auswahl der IT ist demnach eine der anspruchsvollsten und wichtigsten Aufgaben, wenn es um die strategische Organisationsentwicklung einer Gemeinde geht.

Informationstechnologie (IT) ist ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit in Unternehmen und im öffentlichen Bereich geworden. Waren vor 10 Jahren die meisten Schweizer Verwaltungen noch nicht vollständig elektronisch unterstützt tätig, ist der Computer aus der heutigen Verwaltungsarbeit nicht mehr wegzudenken. Die IT birgt jedoch nicht nur in technologischer Hinsicht viele Chancen und Gefahren, sondern hat sich in den letzten Jahren zu einem zentralen Aspekt verwalterischer Kernaufgaben entwickelt. Bedürfnisgerechte IT fördert die Leistungsfähigkeit Ihrer Verwaltung und das Gemeinwohl. Eine IT jedoch, die nicht auf Ihren individuellen Bedürfnissen basiert, behindert wichtige verwalterische Wertschöpfungsprozesse.

Die Herausforderungen steigen
Die Herausforderungen in Sachen IT steigen für Schweizer Verwaltungen laufend. Nachfolgend sind einige Aspekte stichwortartig aufgelistet:
■ Kostendruck
■ Legitimation der Dienstleistungen («value for money»)
■ Transparenz, Rechenschaft
■ Vergleich mit der Privatwirtschaft, Wettbewerb zwischen den Gemeinden
■ Registerharmonisierung

Im Bezug auf die Informatik in Schweizer Verwaltungen präsentiert sich oft folgendes Bild:
■ Heterogene, oft veraltete Systemlandschaften; nur zum Teil integrierte Systeme
■ Zahlen und Informationen können nur mit grossem Aufwand zusammengetragen werden
■ Die Systeme sind zu komplex und nicht anwenderfreundlich
■ Der gewünschte Automatisierungsgrad ist nicht möglich oder nicht erreicht
■ Die Gemeinden können nicht zuverlässig miteinander verglichen werden Effizienz und Effektivität der IT messen

Dazu kommt, dass die Wirtschaftlichkeit der IT-Strategie bislang nicht objektiv gemessen und beurteilt werden konnte. Dieser Umstand führt in den Verwaltungen immer wieder zu entsprechenden Diskussionen und wirft zwei konkrete Fragen auf:
■ Wie stimmig ist meine IT-Strategie im Sinne ihrer strategischen Konsistenz auf überkommunaler Ebene? (Tun wir das Richtige?)
■ Wie wirtschaftlich ist meine IT-Strategie im Sinne ihres Kosten/Nutzen-Verhältnisses auf kommunaler Ebene? (Tun wir es richtig?)

Für viele Gemeinden ist es schwierig einzuschätzen, ob der Standard der von ihnen eingesetzten Technologie tatsächlich ihren konkreten Bedürfnissen entspricht. Gerade dieser Sachverhalt fördert bei einigen Gemeinden die subjektive Einschätzung, zuviel für die IT zu bezahlen, weil für einige Gemeinden der objektive Nutzen der IT im Gesamtzusammenhang nicht klar ersichtlich ist.

Wie gut ist Ihre IT-Strategie? Die IT Performance Initiative führt eine Studie durch, an der sich die Mitarbeiter aller Gemeindeverwaltungen in der Deutschschweiz beteiligen können. Wer mitmachen will, registriert sich ab sofort und erhält nach der Prüfung der Angaben ein persönliches Password per Email zugeschickt. Die IT Performance Initiative unterstützt so den Verantwortlichen in der Gemeinde, seine IT-Entscheide fundiert zu treffen.
■ Die ITPI will einen strategischen IT-Prozess in der Gemeinde etablieren
■ Die ITPI will helfen, IT-Investitionen zu plausibilisieren
■ Die ITPI hilft den Verantwortlichen in der Gemeinde, ihre IT-Aktivitäten gegenüber anderen Ansprechpartnern besser darzulegen und zu kommunizieren
■ Die ITPI will eine Standortbestimmung der Kosten-/Nutzeneffizienz ermöglichen

Activity

  1. Manfred Koller
    Sep 17th 2007

    Ihr Eintrag deckt sich mit den Erfahrungen aus der Praxis: Die IT wurde in der Vergangenheit zu sehr isoliert betrachtet. Künftig ist es wichtig, diese in einen Gesamtkontext zu stellen und ganzheitlicher zu analysieren, damit für die Zukunft die richtigen Schlüsse gezogen werden können. Denn nur so kann die IT-Produktivität fundiert gemessen und nachhaltig gesteigert werden. Die Kosten sind in Relation zu Leistung und Wirkung zu setzen. Das bedeutet, dass auch die die Prozesse und die Anwenderzufriedenheit berücksichtigt werden müssen. Mfg Manfred Koller, Koller IT Consultants

  2. Pascal Arnold
    Sep 25th 2007

    –> So sollte die IT der Zukunft bei den Gemeinden aussehen (provokativer Ansatz):

    - volle Integration der Businessprozesse, gestützt durch kluge Workflows
    - aktive Integration aller Anspruchsgruppen (Einwohner, Firmen, Vereine, etc.)
    –>so hätte z.B. jeder Einwohner ein Login
    - basierend auf neuen Technologien (100% Web)
    - Gemeinde-Mitarbeiter steht im Mittelpunkt der Anwendung

    Die Privatindustrie ist bereits soweit. Allerdings wurde hier oft den Fehler gemacht, Individuallösungen zu bauen (insbesondere im J2EE-Bereich). Standardisierung kann hier massiv kosten senden.


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